¿Cuál es la importancia de llevar un control de documentos?

¿Cuál es la importancia de llevar un control de documentos?

Sistema de controle de documentos

A maior parte das organizações globais agora executam seu sistema inteiro utilizando documentos computadorizados. Os tomadores de decisão exigem acesso à documentação dentro de prazos consolidados para fazer escolhas rápidas e pró-ativas para sua empresa.

E isto significa que a empresa deve ter no local um sistema refinado de controle de documentos. Neste último artigo, destacaremos a importância do controle de documentos e analisaremos o que sua organização pode fazer para assegurar uma gestão de documentos eficaz nos próximos anos.

Um dos principais desafios enfrentados pelas organizações em crescimento em todo o mercado é a falta de acesso aos seus dados documentados. Elas não possuem sistemas que lhes permitam pesquisar todos os seus documentos para obter informações pertinentes. Se os dados estão relacionados a um cliente ou a um projeto importante para a empresa, eles devem ser encontrados e utilizados sem problemas.

Quando as equipes têm acesso rápido a todos os dados dentro do sistema de sua empresa, elas podem reduzir o número de erros que cometem dentro de sua documentação. Isso porque os sistemas de controle de documentos oferecem um caminho simplificado para a revisão de documentos.

Sistema de gerenciamento de documentos de conformidade

O Controle de Documentos é um sistema poderoso para a recuperação dos documentos corretos no momento certo. Não há desperdício de produtividade e tempo quando se trata de um Sistema de Controle de Documentos apropriado, estabelecido dentro de uma organização. Controle de documentos também pode significar funções como edição e modificação de documentos, atualizações adicionadas a documentos atuais e existentes, retirada de documentos antigos e vencidos e a segurança da documentação original.

O Treinamento em Controle de Documentos oferecido pelo Annex Training Institute capacitará os participantes a compreender os fundamentos do controle de um documento do início ao fim em um determinado departamento ou projeto. Você aprenderá a desempenhar um papel vital na entrega dos relatórios e estatísticas mais relevantes sobre os documentos mantidos.

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Benefícios do controle de documentos

O controle de documentos é uma prática vital dentro das organizações para assegurar que as informações sejam precisas, atualizadas, acessíveis e alinhadas com a natureza do negócio. Em um mundo onde a informação tornou-se o sangue vital das organizações, é fundamental assegurar o fluxo adequado de informações e a transparência das atividades comerciais para ajudar as empresas a funcionar eficientemente.

O controle de documentos refere-se a um conjunto de procedimentos destinados a supervisionar a criação, revisão, aprovação, liberação, distribuição, acesso, armazenamento, segurança e descarte de documentos. É a base sobre a qual a conformidade, precisão, integridade, eficiência e responsabilidade são construídas.

O controle de documentos pode ser usado para gerenciar mudanças em documentos tais como planos de projeto, documentos de projeto ou especificações. Também pode ser usado para gerenciar mudanças em outros tipos de arquivos, tais como imagens, vídeos, arquivos de áudio ou código.

Ele tem sido subvalorizado e não tem recebido a atenção que merece ao longo dos anos. Entretanto, ultimamente as coisas começaram a melhorar como resultado de várias novas soluções tecnológicas que auxiliam no gerenciamento de informações e documentos.

Programa de controle de documentos

As empresas em indústrias altamente regulamentadas lidam diariamente com centenas de documentos, incluindo contratos, licenças para águas residuais, relatórios de qualidade do ar, formulários de inspeção, registros de treinamento e fichas de segurança (SDSs) – para citar alguns.

Estes documentos não só são difíceis de organizar, mas também caros de armazenar e problemáticos de garantir. E quanto mais seu negócio cresce, mais arriscado é gerenciar suas obrigações de conformidade usando registros em papel.

Um sistema de controle de documentos é uma tecnologia usada para rastrear, gerenciar e armazenar documentos digitais, assim como cópias digitalizadas de documentos em papel. O objetivo é simples: melhorar o acesso a documentos importantes. Um sistema de controle de documentos ajuda você a se organizar, armazenar documentos de forma eficiente e compartilhar informações em toda a sua organização.

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Quando as pessoas falam de um sistema de controle de documentos, na maioria das vezes se referem a um software de controle de documentos – uma ferramenta que permite armazenar todos os seus documentos on-line em um repositório central. Estas ferramentas geralmente incluem recursos como compartilhamento de arquivos, permissões de segurança, controle de versão e check-out para ajudá-lo a melhorar a colaboração e o acesso aos seus arquivos.